Code de conduite des fournisseurs

Xplore inc. et ses filiales (« Xplore ») s’engagent à travailler avec des fournisseurs qui démontrent continuellement un engagement ferme à l’égard des principes en matière de travail, d’éthique, de santé et de sécurité et d’environnement et à s’y conformer. Xplore s’efforce de maintenir des pratiques en matière d’approvisionnement responsables et condamne toute activité de sa chaîne d’approvisionnement qui entraîne des violations des droits de la personne ou qui crée ou soutient des conflits.

Le présent Code de conduite des fournisseurs (le « Code ») énonce les attentes de Xplore à l’égard des pratiques en matière d’approvisionnement durable de ses fournisseurs. Ce Code vise à promouvoir des conditions de travail sécuritaires et équitables ainsi qu’une gestion responsable des enjeux sociaux, éthiques et environnementaux au sein de la chaîne d’approvisionnement de Xplore.

En outre, tous les fournisseurs de Xplore doivent se conformer entièrement à l’ensemble des lois, règlements et réglementations applicables dans les pays où ils exercent leurs activités et dans les territoires qui leur sont applicables.

Nos fournisseurs sont tenus de respecter les droits de la personne des travailleurs et de les traiter avec dignité et respect, conformément aux lois et normes reconnues à l’échelle internationale régissant les conditions de travail, notamment les conventions fondamentales de l’Organisation internationale du Travail (OIT) et la législation régionale ou nationale.

Lors de l’évaluation d’un nouveau fournisseur à l’égard d’un produit, Xplore inc. effectuera un contrôle diligent de la chaîne d’approvisionnement de ce produit. L’annexe A présente une liste non exhaustive des mesures que Xplore prendra pour assurer le respect des principes en matière de travail et de droits de la personne énoncés dans le présent Code.

2.1 Emploi librement choisi. Le travail forcé, servile ou en servitude, le travail involontaire de détenus ou leur exploitation, l’esclavage ou la traite des personnes sont interdits. Il ne doit pas y avoir de restrictions déraisonnables à la liberté de mouvement des travailleurs dans l’établissement ni de restrictions déraisonnables à l’entrée ou à la sortie des installations fournies par la société. Dans le cadre de la procédure d’embauche, les travailleurs doivent recevoir un contrat de travail écrit dans une langue qu’ils comprennent. Tout travail doit être volontaire et les travailleurs doivent être libres de quitter leur travail à tout moment ou de mettre fin à leur emploi. Les employeurs et les mandataires ne doivent pas détenir ou autrement détruire, cacher, confisquer leurs pièces d’identité ou documents d’immigration, comme des pièces d’identité, des passeports ou des permis de travail délivrés par le gouvernement des travailleurs, ou leur refuser l’accès à ces documents.

2.2 Prévention en matière de travail des enfants. Le travail des enfants est interdit dans toutes les étapes des activités commerciales de notre fournisseur. Le terme « enfant » désigne toute personne âgée de moins de 15 ans, ou ayant un âge auquel la scolarité est obligatoire ou étant en dessous de l’âge minimal requis pour accéder à un emploi dans le pays, selon l’âge le plus élevé. Les travailleurs âgés de moins de 18 ans (jeunes travailleurs) ne doivent pas effectuer de travail susceptible de compromettre leur santé ou leur sécurité, notamment les postes de nuit, en tenant compte des besoins éducatifs.

2.3 Heures de travail. La semaine de travail des employés ne doit pas dépasser le nombre maximal d’heures fixé par la loi locale. Lorsqu’il n’y a pas de lois applicables dans le territoire où ils exercent leurs activités, nos fournisseurs doivent s’abstenir d’exiger du travail au-delà de 60 heures par semaine, ce qui comprend les heures supplémentaires, et, sauf en cas d’urgence ou de situation inhabituelle, au plus 6 jours consécutifs sans un jour de repos.

2.4 Salaires et avantages. La rémunération versée aux travailleurs doit être conforme à toutes les lois sur les salaires applicables, notamment celles qui portent sur le salaire minimum, les heures supplémentaires et les avantages sociaux prévus par la loi. En l’absence d’une loi sur les salaires, on s’attend à ce que les travailleurs soient payés au moins selon la norme minimale du secteur local. Les retenues sur le salaire comme mesure disciplinaire sont interdites. La base de rémunération des travailleurs doit être fournie en temps opportun au moyen d’un bulletin de salaire ou d’un document semblable.

2.5 Traitement sans cruauté. Les employés doivent bénéficier d’un milieu de travail exempt de traitements cruels et inhumains, notamment le harcèlement sexuel, les agressions sexuelles, les châtiments corporels, la coercition mentale ou physique ou la violence verbale à l’égard des travailleurs, et les menaces d’un tel traitement sont également interdites.

2.6 Interdiction relative à la discrimination. Les fournisseurs doivent maintenir un milieu de travail et des pratiques de recrutement (présélection, embauche et maintien en poste) exempts de harcèlement et de discrimination et ne doivent pas faire l’objet de discrimination fondée sur la race, l’origine nationale ou ethnique, la religion, l’âge, le sexe, l’identité ou l’expression de
genre, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial, la situation familiale, les caractéristiques génétiques, l’invalidité ou la condamnation pour laquelle un pardon a été accordé ou une suspension du casier judiciaire a été ordonnée.

2.7 Liberté d’association. Les fournisseurs doivent respecter les droits des travailleurs de s’associer librement, d’adhérer ou non à des syndicats, de se faire représenter et d’adhérer à des conseils du travail conformément à la législation locale. Les travailleurs et/ou leurs représentants doivent pouvoir communiquer ouvertement avec la direction au sujet des conditions de
travail et des pratiques en matière de gestion sans crainte de représailles, d’intimidation ou de harcèlement.

Si Xplore a des motifs raisonnables de croire qu’une société avec laquelle nous faisons affaire ne respecte pas les principes en matière de main-d’œuvre et de droits de la personne décrits dans le présent Code, que ce soit dans le cadre de ses propres activités ou de sa chaîne d’approvisionnement, Xplore a le droit de retenir les services d’un tiers pour effectuer une évaluation ou une vérification de la chaîne d’approvisionnement de cette société aux frais de celle-ci.

3.1 Intégrité dans le cadre des affaires. Les normes d’intégrité les plus élevées doivent être respectées dans toutes les interactions d’affaires. Toutes les formes de corruption, d’extorsion et de détournement de fonds sont strictement interdites et peuvent entraîner un licenciement immédiat et des poursuites judiciaires.

3.2 Interdiction relative aux avantages indus. Il est interdit d’offrir, d’autoriser, de donner ou d’accepter des pots-de-vin ou d’autres moyens d’obtenir un avantage indu ou illégitime. Cette interdiction couvre l’offre, l’autorisation, le don ou l’acceptation de toute chose de valeur dans le but d’obtenir ou de conserver une affaire.

3.3 Communication de renseignements. Les fournisseurs doivent divulguer des renseignements sur leurs activités commerciales, leur structure, leur situation financière, les atteintes à la vie privée et leur rendement conformément à la
réglementation applicable et aux pratiques courantes du secteur.

3.4 Propriété intellectuelle. Les droits de propriété intellectuelle doivent être respectés; le transfert de technologie et de savoir-faire doit se faire de manière à les protéger.

3.5 Commerce équitable, antipourriel, publicité et concurrence. Les fournisseurs doivent se conformer à toutes les lois applicables en matière de pratiques de commerciales équitables, de normes antitrust, d’antipourriel, de concurrence et de publicité.

3.6 Protection de l’identité. Les fournisseurs doivent maintenir des programmes assurant la protection de la confidentialité des dénonciateurs des fournisseurs et des employés.

3.7 Engagement communautaire. Les fournisseurs sont encouragés à s’engager et à investir dans les collectivités dans lesquelles ils vivent et travaillent, et qu’ils servent afin de soutenir le développement social et économique.

3.8 Accessibilité. Les fournisseurs sont fortement encouragés à intégrer des principes de conception accessibles en évitant et en éliminant les obstacles qui nuisent à la capacité d’une personne à utiliser des produits ou des services ou de profiter d’une expérience utilisateur fluide.

3.9 Protection des données. Nos fournisseurs doivent exercer leurs activités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), à la Loi canadienne antipourriel et à toute autre réglementation applicable.

3.10 Conflits relatifs à l’exploitation de minéraux. Les fournisseurs doivent mettre en œuvre et maintenir une politique visant à garantir que le tantale, l’étain, le tungstène, l’or, le cobalt et/ou d’autres minéraux de terres rares contenus dans leurs produits ne proviennent pas d’une zone de conflit.

Le fournisseur doit mettre en place un système de gestion pour assurer a) la conformité aux lois et réglementations applicables dans le territoire où il exerce ses activités et aux exigences des clients liées à ses activités et à ses produits; b) la conformité au présent Code; et c) l’identification et l’atténuation des risques opérationnels liés au présent Code.

Le système de gestion devrait comprendre les éléments décrits ci-dessous.

4.1 Responsabilité de la direction. Des représentant(s) du fournisseur clairement identifié(s) qui sont chargé(s) de veiller à la mise en œuvre des systèmes de gestion et des programmes associés.

4.2 Exigences juridiques et relatives à la clientèle. Des processus visant à repérer, à surveiller et à comprendre toutes les lois et exigences réglementaires applicables dans le territoire où ils exercent leurs activités.

4.3 Évaluation et gestion des risques. Des processus visant à déterminer les risques liés à l’environnement, à la santé et à la sécurité et aux pratiques de travail associés aux activités du fournisseur. Une détermination de l’importance relative de chaque risque et mise en œuvre de contrôles procéduraux et physiques appropriés pour assurer la conformité réglementaire afin de contrôler les risques relevés.

4.4 Communication et formation. Un processus visant à communiquer des renseignements clairs et exacts sur les politiques, les procédures et les objectifs d’amélioration du fournisseur et à former les travailleurs pour qu’ils respectent les exigences légales et réglementaires applicables.

4.5 Processus de mise en œuvre d’action corrective. Un processus visant à assurer la conformité aux exigences légales et réglementaires, au contenu du présent Code et aux exigences contractuelles et autres des clients, ainsi qu’un processus visant à corriger en temps opportun les déficiences relevées.

5.1 Sécurité au travail. L’exposition aux risques pour la santé et la sécurité doit être maîtrisée par des contrôles appropriés au niveau de la conception, de l’ingénierie et de l’administration, par une maintenance préventive et par des procédures de travail sûres. Lorsque les risques ne peuvent être maîtrisés par ces moyens, les travailleurs doivent disposer d’équipements de protection individuelle appropriés et bien entretenus.

6.1 Les situations d’urgence, notamment l’intégrité structurelle des installations du fournisseur, le risque d’incendie, le risque d’inondation, le risque lié à la continuité de l’alimentation en électricité et d’autres risques auxquels on peut raisonnablement s’attendre, doivent être repérées et évaluées, et leurs répercussions doivent être réduites au minimum par la mise en œuvre de plans d’urgence et de procédures raisonnables, notamment les rapports d’urgence, les procédures de notification et d’évacuation des employés, la formation et les exercices des travailleurs, l’équipement approprié de détection et d’extinction des incendies, les installations de sortie et les plans de rétablissement adéquats.

7.1 Les fournisseurs doivent veiller à ce que l’exposition des travailleurs aux agents chimiques, biologiques et physiques soit repérée, évaluée et contrôlée. Si les risques ne peuvent être maîtrisés de manière adéquate par des contrôles de conception, d’ingénierie et d’administration appropriés, les travailleurs doivent disposer de l’équipement de protection individuelle approprié.

8.1 L’exposition des travailleurs à des tâches physiquement exigeantes, notamment la manutention manuelle de matériaux et le levage de charges lourdes, la station debout prolongée et les tâches d’assemblage très répétitives ou contraignantes, doit être repérée, évaluée et contrôlée.

9.1 Des protections physiques, des dispositifs de verrouillage et des barrières doivent être mis en place et correctement entretenus lorsque les machines présentent un risque de blessure pour les travailleurs.

10.1 Les fournisseurs doivent exiger des employés qu’ils se présentent au travail de sorte que leur capacité à travailler en toute sécurité ne soit pas diminuée par des effets négatifs résultant de la consommation d’alcool, de drogues, de médicaments ou de toute autre substance qui causent la diminution des facultés.

11.1 Prévention en matière de pollution et réduction de l’utilisation des ressources. Les déchets de tous types, notamment les émissions et les rejets de polluants, doivent être réduits au minimum ou éliminés à la source ou par des pratiques telles que la lutte contre la pollution et la modification des processus de production, d’entretien et d’installation. L’utilisation de ressources naturelles comme l’eau, les combustibles fossiles et les minéraux doit être réduite au minimum par des pratiques comme la substitution minérale, la conservation, le recyclage et la réutilisation des matériaux.

11.2 Substances dangereuses. Les produits chimiques et autres matériaux présentant un risque pour l’humain ou l’environnement seront repérés et gérés de manière à garantir leurs manipulation, déplacement, stockage, utilisation,
recyclage ou réutilisation et élimination en toute sécurité, conformément aux réglementations locales, provinciales et/ou fédérales.

11.3 Gestion des déchets et de l’eau. Les fournisseurs sont censés mettre en œuvre une approche systématique pour repérer, gérer, réduire et éliminer ou recycler de façon responsable les déchets de tous types. Ils doivent mettre en œuvre un programme de gestion de l’eau qui documente, caractérise et surveille les sources d’eau, l’utilisation et les rejets et qui recherche des occasions d’économiser l’eau.

11.4 Émissions atmosphériques. Les émissions atmosphériques de produits chimiques organiques volatils, d’aérosols, de corrosifs, de substances particulières, de produits chimiques appauvrissant la couche d’ozone et de sous-produits de combustion générés par les activités seront caractérisées, régulièrement surveillées, contrôlées et traitées comme il se doit avant leur rejet et conformément aux réglementations locales, provinciales et/ou fédérales.

11.5 Consommation d’énergie et émissions de gaz à effet de serre (GES). Les fournisseurs sont encouragés à surveiller, à déclarer et à établir leurs propres objectifs en matière de réduction des émissions de GES et de la consommation d’énergie de leurs activités.

• Site Web de Xplore : https://www.xplore.ca
• Approvisionnement de Xplore : [email protected]
• Pour signaler toute préoccupation ou inconduite liée au présent Code : [email protected]

Contrôle diligent des fournisseurs en matière de travail et de droits de la personne

Avant de conclure un contrat avec Xplore, les fournisseurs devront fournir les renseignements suivants :

• le pays d’origine et le fabricant (s’il est différent du fournisseur) des biens fournis à Xplore;
• le pays d’origine et le fabricant des composants des biens fournis à Xplore, s’ils sont disponibles;
• les politiques et procédures internes des fournisseurs concernant le respect des politiques en matière de travail et de droits de la personne;
• les résultats des activités de cartographie de la chaîne d’approvisionnement que le fournisseur a menées à l’égard des biens fournis;
• la confirmation selon laquelle le fournisseur est signataire de toute convention internationale relative aux droits du travail et à l’éthique des fournisseurs.

Veuillez noter que Xplore effectuera sa propre évaluation des risques liés au travail forcé et au travail des enfants en ce qui a trait aux chaînes d’approvisionnement du fournisseur et aux biens vendus, y compris, sans s’y limiter, l’évaluation de la question de savoir si les biens sont inscrits sur la liste des biens produits par le travail des enfants ou le travail forcé du département du Travail des États-Unis.