Politique sur la protection des renseignements personnels

Chez Xplore, un élément important de notre engagement à vous offrir un service d’excellence est le respect de votre droit à la vie privée.

La confidentialité des renseignements personnels et des affaires de nos clients est une pierre angulaire de l’activité de Xplore.

Dans les pages qui suivent, nous décrivons ces politiques et procédures et la façon dont nous les mettons en pratique afin que vous puissiez exercer un contrôle sur la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels.

Protéger votre vie privée signifie que :

• nous gardons vos renseignements personnels et les affaires que vous faites avec nous strictement confidentiels;
• vos renseignements personnels ne sont pas vendus;
• vous exercez un contrôle sur la façon dont nous obtenons, utilisons et communiquons les renseignements personnels vous concernant;
• vous avez accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et pouvez les corriger;
• nous respectons votre vie privée lorsque nous commercialisons nos produits et services.

Renseignements visés par la présente politique :

Notre Politique sur la protection des renseignements personnels protège vos renseignements personnels. Les renseignements personnels sont des renseignements permettant d’identifier une personne (notamment les clients et les employés) qui sont protégés par la loi. Il peut s’agir du nom, du courriel, de l’adresse, du réseau, des renseignements sur la facturation et d’autres renseignements permettant d’identifier une personne.

Les renseignements personnels excluent :

• les renseignements relatifs à une entreprise, notamment les coordonnées professionnelles d’une personne;
• les renseignements qui ont été anonymisés, dépersonnalisés ou regroupés de sorte qu’ils ne puissent pas raisonnablement être associés à une personne;
• les renseignements à votre sujet sont déjà accessibles au public.

Les renseignements personnels sensibles sont des renseignements personnels qui, étant donné leur nature, exigent un degré élevé d’attente raisonnable en matière de protection de la vie privée. Les renseignements personnels sensibles peuvent comprendre, entre autres, des renseignements médicaux, financiers et biométriques. La sensibilité de ces derniers peut aussi dépendre du contexte. Par exemple, les renseignements personnels utilisés comme questions de vérification peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur rôle dans la protection des renseignements personnels d’une personne.

Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels?

Lorsque vous devenez un client de Xplore et que vous acquérez de nouveaux produits et services, en plus de votre nom, de votre adresse et de votre numéro de téléphone, vous acceptez de nous fournir tous les renseignements nécessaires pour :

1. fournir à nos clients nos produits et services;
2. établir et maintenir une relation commerciale responsable avec nos clients et fournir des services continus;
3. comprendre les besoins et les préférences des clients;
4. développer, améliorer, commercialiser ou fournir des produits et des services;
5. gérer et développer les activités commerciales;
6. respecter nos exigences légales et réglementaires.

Nous utilisons des technologies d’analyse de données de pointe pour nous aider à informer et à améliorer les utilisations décrites ci-dessus.

Certains renseignements, comme le permis de conduire, bien que pratiques pour l’identification, sont facultatifs. Il vous appartient de décider si vous voulez fournir cette pièce d’identité ou une autre pièce d’identité appropriée, sous réserve des exigences légales.

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à des fins compatibles avec la raison pour laquelle ils ont été recueillis, ou d’une manière qui vous sera clairement utile.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Nous recueillons principalement vos renseignements personnels directement auprès de vous. Cela se produit lorsque vous vous abonnez à nos nouveaux produits ou services, ou lorsque vous nous contactez par téléphone, par courriel, par clavardage ou lorsque vous visitez un magasin de détail offrant nos produits et nos services. Nous recevons également des renseignements à votre sujet lorsque vous répondez à un sondage ou participez à un concours.

Parfois, nous pouvons en recueillir auprès de vous des façons suivantes :

• Automatiquement : Certains renseignements sont recueillis lorsque vous utilisez un produit ou un service que nous vous fournissons.
• Par l’intermédiaire des canaux numériques : Lorsque vous utilisez notre site Web ou notre site mobile, nous pouvons recueillir vos renseignements personnels au moyen de témoins, par exemple. Vous pouvez consulter notre politique sur les témoins ici.

Votre consentement peut être exprès ou tacite.

Votre consentement tacite.

Vous laissez entendre qu’il y a consentement lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement en prenant certaines mesures ou en décidant de ne pas en prendre. Par exemple, lorsque vous vous abonnez à notre service Internet, nous utilisons l’adresse que vous fournissez pour vous envoyer des factures ou d’autres avis importants. Si nous vous louons un équipement, nous pouvons conclure que vous avez consenti aux conditions. Si nous vous donnons l’occasion de nous dire que vous ne voulez pas de matériel de marketing direct et que vous ne nous dites pas que voulez pas que nous l’envoyions, nous pouvons conclure que vous n’avez aucune objection.

Nous nous fonderons sur votre consentement tacite pour utiliser et communiquer des renseignements personnels vous concernant d’une manière conforme aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis.

Votre consentement exprès.

La façon dont nous obtenons votre consentement dépend des circonstances, notamment de la nature des renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués. Dans le cas de renseignements personnels plus sensibles, nous demanderons toujours votre consentement exprès lorsqu’ils sont utilisés à de nouvelles fins ou communiqués à des tiers.

Nous obtenons également votre consentement exprès avant :

• d’obtenir un rapport de solvabilité;
• d’utiliser vos renseignements personnels de quelque façon que ce soit que nous n’avons pas mentionnée.

Vous nous donnez votre consentement exprès en nous indiquant explicitement que vous êtes d’accord avec le recueil, l’utilisation ou la communication de vos renseignements. Vous pouvez le faire verbalement ou par écrit, par lettre, par courriel ou en cochant une case sur un formulaire en ligne.

Vous avez la possibilité de retirer votre consentement après l’avoir donné

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment après que vous nous l’avez donné, à condition qu’il n’y ait aucune exigence légale à cet effet. Toutefois, pour maintenir l’intégrité du système de rapports de solvabilité, nous devons mettre à jour vos renseignements sur la solvabilité auprès de l’agence d’évaluation du crédit tant que vous avez du crédit auprès de nous. Votre consentement à cette fin ne peut être retiré pendant cette période.

Si vous ne consentez pas à certaines utilisations de renseignements ou si vous retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir un produit ou un service particulier. Si tel est le cas, nous vous expliquerons la situation afin de vous aider à prendre votre décision.

Nous obtenons votre consentement avant de communiquer des renseignements personnels à d’autres personnes

Nous ne partageons pas les renseignements vous concernant avec nos sociétés affiliées et ne les communiquons à personne en dehors de Xplore sans votre consentement exprès ou tacite. Nous ne communiquerons jamais de renseignements personnels sensibles sans votre consentement exprès, à moins que la loi ne l’exige. Par exemple, nous ne donnons des renseignements à une agence d’évaluation du crédit qu’avec votre consentement exprès.

Il existe quelques exceptions à cette règle. Par exemple, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans votre consentement exprès ou tacite si :

1. Nous faisons appel à une entreprise externe pour traiter les renseignements ou fournir des services. Nous pouvons ponctuellement faire appel à l’expertise d’une entreprise externe pour effectuer des travaux pour nous concernant certains de vos renseignements personnels. Nous pouvons, au besoin, communiquer vos renseignements personnels aux types de tiers suivants :
   1. les revendeurs et représentants de vente au détail;
   2. les équipes d’installation et les entrepreneurs tiers;
   3. les compagnies de transport maritime;
   4. les fournisseurs de TI et de réseaux;
   5. les fournisseurs de services de publipostage direct;
   6. les agences de publicité;
   7. les logiciels infonuagiques de gestion de la relation client;
   8. les sociétés d’analyse;
   9. les agences numériques et agences Web;
   10. les agences de recouvrement.
2. Nous devons divulguer des renseignements pour des motifs d’ordre juridique. Nous pouvons être contraints de divulguer des renseignements par un tribunal ou une autre autorité légale ou réglementaire. Si tel est le cas, notre politique consiste à ne divulguer les renseignements que dans la mesure nécessaire.
3. Nous devons protéger les intérêts de Xplore. Dans certaines circonstances, Xplore peut devoir recueillir, utiliser ou diffuser des renseignements pour sa protection. Par exemple, nous pouvons le faire lorsque nous retournons un chèque en raison de « Fonds insuffisants », lorsque nous percevons un compte en souffrance, lorsque nous réalisons une garantie sur un prêt, ou pour détecter ou prévenir la fraude.

Seuls les employés autorisés ont accès à vos renseignements personnels.

Nos employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont informés de la façon dont ils doivent les garder confidentiels. Chaque employé est assujetti à des obligations de protection de la confidentialité des renseignements personnels conformément à la politique de l’entreprise, le respect de ces obligations étant une condition d’emploi chez Xplore.

Cela protège vos renseignements en tout temps, lorsqu’ils sont stockés dans des fichiers de données ou traités par nos employés.

Pour les résidents du Québec, les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous sont stockés en toute sécurité avec les autres données de nos clients à l’extérieur du Québec. Vos renseignements personnels sont protégés conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.

Vous pouvez vérifier vos renseignements afin de les vérifier, de les mettre à jour et de les corriger, et de faire supprimer tout renseignement désuet. Nous pouvons vous demander de soumettre votre demande par écrit.

Aucuns frais ne sont exigés pour vérifier ou corriger vos renseignements. Selon les circonstances, des frais peuvent être imposés si vous voulez obtenir une copie de documents que nous vous avons déjà remis. Nous vous informerons à l’avance s’il y a des frais.

Si vous avez une déficience sensorielle, nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels dans tout autre format que vous demandez si nous les avons déjà dans ce format ou si leur conversion dans ce format est raisonnable et nécessaire pour que vous puissiez exercer vos droits en vertu de la législation applicable.

Il pourrait ne pas être approprié que nous vous communiquions certains renseignements directement.

Vous pouvez vérifier régulièrement une bonne partie de vos renseignements, par exemple, en examinant les documents que nous vous envoyons, comme les relevés de compte.

Si nous avons obtenu des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, à votre demande, nous vous informerons de qui nous les avons obtenus.

Si vous le demandez, nous vous communiquerons le nom des entreprises ou des organisations externes auxquelles nous avons fourni des renseignements. Il ne s’agit pas de renseignements fournis à des entreprises extérieures auxquelles nous avons fait appel pour travailler pour nous, telles que des sociétés de publipostage direct. Ne seront pas inclus les détails des chèques retournés en raison de « Fonds insuffisants » ou pour une autre raison, ou des mises à jour régulières des renseignements sur le crédit à l’intention d’agences d’évaluation du crédit.

Nous traitons rapidement votre demande de renseignements et vous répondons toujours dans les 30 jours. Si nous devons prolonger le délai ou refuser votre demande, nous vous indiquerons le motif, sous réserve de toute restriction légale, et nous vous aviserons du nouveau délai, des motifs de la prorogation et de vos droits en vertu de la législation applicable concernant la prorogation.

Dans la mesure du possible, nous corrigeons tous les renseignements que nous avons fournis à un organisme externe. Si un tiers, comme une agence d’évaluation du crédit, nous a fourni des renseignements qui, selon vous, sont erronés, nous vous donnerons son nom et son adresse afin que vous puissiez corriger les renseignements.

Il peut y avoir des fichiers qui contiennent des renseignements vous concernant et concernant d’autres clients, ou qui contiennent des renseignements confidentiels pour Xplore, ou qui sont sa propriété. Nous devons protéger la confidentialité et les droits reconnus par la loi de tous. Par conséquent, nous ne pouvons pas rendre ces dossiers accessibles à des personnes qui ne font pas partie de Xplore. Toutefois, nous vous communiquerons tout renseignement factuel à votre sujet contenu dans ces dossiers.

Nous avons mis en place des procédures pour aider nos employés à mettre en pratique la présente Politique sur la protection des renseignements personnels. La direction générale de l’entreprise surveille régulièrement l’application de ces politiques.

Si vous avez des questions ou des plaintes au sujet de notre Politique sur la protection des renseignements personnels ou de la façon dont nous la respectons, n’hésitez pas à nous en faire part. Vous pouvez communiquer avec notre Chief Privacy Officer (responsable de la protection de la vie privée principal) à l’adresse suivante : [email protected].

Xplore s’engage à vous traiter avec le plus grand respect et la plus grande considération, et à vous offrir le plus haut niveau de service. Néanmoins, il arrive parfois que quelque chose ne se passe pas bien. Il peut y avoir un malentendu ou vous pouvez avoir l’impression d’avoir été traité injustement. Quelles que soient les circonstances, régler le problème pour vous est notre principale préoccupation.